いつの間にか物でいっぱい、足の踏み場が無くなっていく・・・そんな状態は、何も家の中だけではありません。
「会社の机の上が乱雑すぎで業務ができない」なんていう人は沢山いますし、「事務所の中がそもそも乱雑」という会社も沢山あります。
自分で会社経営している人は、「いつか事務所の片付けを行いたい！」と胸に秘めている人もいるのではないでしょうか。しかし、なかなか手を付けられないのは家の片付けと同じです。
事務所の片付けは個人の所有物、共有物が混在しているうえに、自分だけではできないのが難しいところ。
事務所の片付けも家の片付けと同じく、メリットの高い作業ですから、会社の人を巻き込んで１日かけて取り組みましょう。
事務所がすっきり片付けられれば
- モノの場所がハッキリするため、探し物をすることが無くなる
- 足元やロッカーの上に物を置かなくなるので、防災上も安全に
などのメリットがあります。
そして何よりも気持ちよく仕事ができるというのが大きなメリットです。
スッキリした事務所は業務効率がアップするという話も聞きますから、気分的にも随分違ってきます。
事務所が散らかりやすい原因は？
最初に、事務所が散らかりやすい原因は何か見ていきましょう。
モノが多過ぎる
事務所が散らかりやすい理由の一つに、物が多過ぎることが挙げられます。
事務所には、書類や資料、パソコン、オフィス家具、オフィス家電など多くのものがあるものです。
物が多過ぎれば、整理整頓の難易度が上がり、すぐ散らかってしまいやすいのも自然なことでしょう。
特に、狭い事務所では、必要最低限の物を置くだけで精一杯なこともあります。
収納スペースが限られている
収納スペースが限られているのも、事務所が散らかりやすい理由といえます。
実際に、収納スペースに余裕がある事務所は、多くありません。
むしろ、経費削減の影響で、事務所の広さも最低限の物件であることが多いでしょう。
しかし、企業活動を続けていればものが増えるばかりで、収納スペースもすぐにモノであふれてしまうものです。
人によって片付け方が異なる
人によって片付け方が異なることも、事務所が散らかりやすい理由になります。
それぞれが良かれと考えて片付けていても、片付け方が異なれば、ゴチャゴチャしてしまうものです。
結果的に、何がどこに収納してあるのか分かりづらい、モノを出し入れしにくいといった、使いづらい事務所になってしまいます。
片付けをやらない人がいる
片付けを業務外だと考え、やらない人がいるのも、事務所が散らかりやすい理由です。
確かに、片付けは企業の利益に直接つながるものではありません。
そのため、営業活動など、直接企業の利益につながる業務だけを行い、雑務を一切行わない人もいます。
当然片付けも行わないので、その人の周囲は散らかり放題になってしまうのです。
専門の掃除スタッフがいる場合や周囲の人が気遣って片付けてくれる場合はよいのですが、そのままになるとゴミや不用品が積み重なるばかりでしょう。
業務が多忙過ぎて片付ける時間がない
業務が多忙過ぎると、事務所を片付ける時間がありません。
片付けに時間を使うぐらいなら、業務を優先したいと考えるのも当然のことです。
しかし、業務が多忙なほど、散らかっていて困るのも事実でしょう。
たとえば、大切な書類がどこにあるか分からない、使いたいときに使いたい物をすぐ取り出すことができないことなどがあります。
業務効率を高めるためにも、事務所の片付けが重要な意味を持つのです。
事務所を片付ける前の準備
事務所を片付ける前にはどんな準備が必要か、詳しく見ていきましょう。
片付けの作業スケジュールを立てる
最初に、片付けの作業スケジュールを立てましょう。
事務所全体をチェックし、主な場所ごとの物量・やるべきこと・作業の難易度などを把握し、作業スケジュールに反映させてください。
このとき、作業時間は余裕を持って設定しておくことが大切です。
作業時間が短か過ぎると中途半端な状態で終わったり、従業員に過度な負担をかけてしまったりすることになるので注意してください。
必要な道具を用意する
事務所を片付ける前に、必要な道具を用意しておくことも大切です。
事務所の片付けには、以下のような道具が必要になります。
- 掃除機
- フロアーワイパー
- 使い捨てタイプの掃除用シート（ウェットタイプ・ドライタイプ）
- ほうき
- ちり取り
- 雑巾
- バケツ
- 掃除用中性洗剤
- ゴミ袋
- ダンボール箱
- ビニールテープ
- 三角巾
- マスク
- 使い捨てタイプのゴム手袋
なお、実際の片付けで足りないと困るので、人数分より多めに用意しておくことがおすすめです。
片付け方の決定や担当場所の割り振りを行う
次に、片付け方を決めたり従業員に担当場所の割り振りを行ったりしましょう。
なるべく具体的に決めておくことで、実際の片付けがスムーズに進みやすくなります。
また、できるだけ簡単で従業員に負担の少ない片付け方を考えましょう。
主な場所ごとに片付けのポイントや注意点をまとめておくことも、おすすめです。
従業員全員に事務所の片付けスケジュールを通知する
準備の仕上げとして、従業員全員に事務所の片付けスケジュールを通知しましょう。
早めに通知することで、多くの従業員に協力してもらいやすくなります。
片付けの予定日近くになると、仕事で不在がちの人に伝えるのが難しくなるので、なるべく1週間前までには通知しておくとよいでしょう。
通知する際、社内メールを送信する、掲示板に貼り出す、朝礼などで直接伝えるなど、複数の方法で行うとベストです。
事務所内の不要なモノを洗い出す
片付けの基本作業の第一歩は「不用なモノの洗い出し」です。
不用な物を完璧に洗い出せれば、片付けは8割終わっていると考えても間違いありません。
しかし、一番手を付けづらいのも、この「不要な物の洗い出し」なのです。
会社には個人所有のもの、みんなの共有物と、物が多い場所ですから、みんなで協力して片付けていきましょう。
個人所有物の洗い出し
事務所の場合、個人の所有物は「デスク周りとロッカーにだけ置く」など、置ける場所をあらかじめ決めておきます。
そして片付ける日を決めておき、デスク周りがすっきりするまで不用なものの洗い出しをしてもらいましょう。
この時、
- ファイリングのルール
- デスクの上に出せるもの
- パソコンの位置
などをルール化しておくと便利です。
会社に置いておくべきもの、デスクに置いておくべきモノなどは緩やかにルール化しておきましょう。
基本的にはデスク周り、ロッカーなど、「置いてよい場所にあればOK」としておくと、個々人が片付けやすくなります。
事務所は紙類が多いので、いちいちシュレッダーにかけるのではなく、集めておいてから一気に処分するようにしてください。
まずは一気に不要なモノを洗い出すことが大切です。
共有部分の洗い出し
共有部分は、モノの種類や多さによって洗い出し方が違ってきます。
共有するパソコンや事務用品、その他道具類が多い場合は、担当者を決めておき、その担当者が不用・必要を判断するとよいでしょう。
ものが多い場合は2名～3名のチームを組んで、片付ける日は決めずに、少しずつ洗い出ししていきます。
- 共有物のリスト化
- 各部署への確認
- 洗い出し後の移動
など、モノや種類が多い場合はとても大変な作業です。
小さな事務所の場合は部署への確認などはいりませんから、その場で判断して不用物を洗い出ししても大丈夫でしょう。
保管物の洗い出し
普段は使わないものをしまっている倉庫、事務用品がつまっている棚など、使用頻度が低いものやストック品が保管されているものもあります。
共有物の洗い出しとは別に、保管物の不用品洗い出しも行いましょう。
特に、保管している場所がもういっぱいで入りきらない！という場合はすぐにでも保管物の洗い出しをしてください。
絶対に必要と思っていても、何か月も使っていないものや使うイメージのないものが必ずと言っていいほどあります。
何年も使ってない物は、思い切って捨ててしまっても良いかもしれません。
必要なものを適切に片付ける
不用品の洗い出しが終わったら、残っているのは「必要なものだけ」のはずです。
あとは、必要な物たちを適切な場所へ置いていきましょう。
個人のものと共有物で置く場所は違ってきます。
ルール化しておくととても楽に片付けられるので、余裕がある場合はルール化しておいてください。
共有物の管理者を決めて片付ける
共有物は、事務所にいる人全員が使いやすくなるように置き場所を決めていきます。
小さな事務所の場合は、置き場所だけ決めておけば簡単に片付けられるでしょう。
モノの種類が少ない場合は、置き場所も簡単に決めることができます。
事務所の共有物は、種類ごとに管理者を決めておくとその後がとても楽です。
個人所有の物を片付ける
個人所有のものは、「基本的にデスク周りとロッカー内だけにとどめる」、というルールのもとで片付けていくのがおすすめです。
一番重要なデスク周りは、足元にモノを置かないようにしておきましょう。
防犯面から考えると、デスク下は何もない状態にしておくのがベストです。
デスクの上は、再び汚くならないように「パソコンのほかはファイルストッカー2つまで」など、ざっくりとルール化しておきましょう。
見た目がきれいになるというのも片付けの大きなメリットですから、デスクの上の管理は個人ベースでもできるように簡単なルールを設けておくのがおすすめです。
不用品を処分する
ここまで来れば、片付けもあと少しです。
不用品の洗い出しによって出たものを処分していきましょう。
大型の事務用品、オフィス家具が不要となった場合は、適切な方法で処理する必要があります。
業者にお願いする
オフィス家具や事務用品が不用になった場合は、オフィス家具を引き取ってもらえる回収業者にお願いすると非常に便利です。
業者にお願いするメリットは以下のようなものがあげられます。
- 一気に引き取りしてもらえること
- 少数から引き取ってもらえること
- 運ぶ手間がない
- 買い取りをしてもらえる場合がある
重いオフィス家具を苦労して運んで捨てるよりも、ずっとメリットが多いと言えるでしょう。
業者にお願いするのは簡単で、電話でお願いした後、査定に来てもらって納得のいく値段だったら引き取ってもらいます。
この際、「買い取り＆引き取り」の業者にお願いするのがおすすめです。
買取可能なものは買い取りをしてもらえば、少し引き取り価格が安くなります。
オフィス家具がきれいで新しい場合は、すべて買い取ってもらえる可能性も！
たくさん処分品がある場合は、捨てるために運搬するのが大変です。
労力をかけないためにも、業者にお願いして引き取ってもらいましょう。
業者にお願いするときの注意点
オフィス家具や事務用品の不用品が出た場合は、業者にお願いするのがおすすめ、とお伝えしました。ただし、注意していただきたいのが業者の選び方です。
トラックで拡声器を使って「不用品を買い取ります」と回っている業者の中には、悪徳業者がいるのも事実です。
悪徳業者は
- 不用品はすべて買い取り！と言っておきながら、料金を請求
- 不用品以外のものを勝手に積み込む
- いろんな理由をつけて法外な料金を後から請求
など、悪いうわさが絶えません。
片付けや不用品処理を業者にお願いする人は年々増えており、その需要を狙った悪質な手口が横行し続けています。
良い業者の見分け方は
- 事前に見積もりを提出してくれる
- お願いした日に来て複数人で作業してくれる
- 見積もり以外の料金を請求しない
これらを守っている業者です。
特に、見積もりを紙で出してくれるかどうかは重要なポイント。
オフィス家具の買い取り・引き取りは大きなお金が動きますから、必ず紙で見積もりを出してもらいましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
基本的には、片付けの3ステップは家も事務所も同じです。
- 不用品を洗い出す
- 必要なものを適切な場所に戻す
- 不用品を処分する
この3ステップを忘れないようにしてください。
業者にお願いする場合は、くれぐれも悪徳業者に騙されないように！
オフィス家具専門の業者もたくさんありますので、信頼できる業者にお願いしてください。